Monthly Archives: August 2017

MIKSI VIESTINTÄTEKNOLOGIA EI RIITÄ RATKAISEMAAN SISÄISEN VIESTINNÄN ONGELMIA?

Posted on by 0 comment

Valmistuin viestintätieteen maisteriksi Jyväskylän yliopistosta viitisen vuotta sitten. Yliopistossa viestintää on opetettu hieman kauemmin, muutaman vuosikymmenen ajan. Juhlavuotta viettävässä Suomessa nuori oppiaine, verrattuna vaikkapa kauppatieteeseen, jota on opetettu suomalaisissa yliopistoissa moninkertaisilla opiskelijamäärillä jo yli 100 vuotta.

Kansainvälinen tutkimus, intensiivinen ja korkeatasoinen opiskelu pienissä ryhmissä – ei ihme, että viestintätieteen opinnot valmistavat huipputason asiantuntijoita tulevaisuuden työtehtäviin ihmisten välisen viestinnän ja vuorovaikutuksen, teknologiavälitteisen viestinnän sekä hajautettujen ryhmien ja tiimien johtamisen ja kehittämisen pariin.

Moni miettii, mitä osaa, mihin omaa osaamista voisi hyödyntää ja mitä arvoa sillä on insinöörejä ja kauppatieteilijöitä vilisevässä työelämässä. Samaa mietin itsekin, kun aikoinaan kuuntelin oppiaineen esittelyä uusille opiskelijoille: ”Valmistutte tulevaisuuden ammattiin, jota ei vielä ole olemassa”.

Kunnes työelämän kokemuksen kautta huomasin, että viestijöillä todella on ainutlaatuinen näkökulma, ajattelutapa ja osaaminen, joka tuottaa tulosta ja jota tarvitaan työelämän kehittämisessä enemmän kuin koskaan.

Kun työelämässä puhutaan viestinnästä, sillä tarkoitetaan päivittäisestä työstä, ihmisistä ja liiketoiminnasta irrallista viestintätoimintoa, jossa työskentelee siihen palkattua henkilöstöä

 

Yrityksissä viestintä painottuu usein mainontaan, markkinointiin ja yhteiskuntasuhteisiin, kun sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan lähinnä koko henkilöstöä koskevia tietoja ja johdon viestintää yrityksen asioista.

Tietenkin tarvitaan yritys-, yhteiskunta- ja organisaatioviestintää, josta vastaavat siihen valitut ammattilaiset. Työ kuitenkin syntyy vuorovaikutuksessa, jota tehdään organisaatioissa, joka on ihmisten muodostama sosiaalinen systeemi, jota luodaan ja ylläpidetään vuorovaikutuksessa.

Työelämässä harvoin puhutaan työhön ja työtiimeihin liittyvästä päivittäis- ja ryhmäviestinnästä, joka työelämän kontekstissa tarkoittaa sisäistä viestintää tai työyhteisöviestintää eli ”kaikkea sitä ihmisten välistä muodollista ja epämuodollista viestintää ja vuorovaikutusta, jota tarvitaan työyhteisössä työn tekemisessä, vuorovaikutussuhteiden rakentamisessa ja ylläpitämisessä sekä yhteisten tavoitteiden neuvottelemisessa ja saavuttamisessa”, kuten Kemppainen ja Laajalahti määrittelevät Prologissa julkaistussa artikkelissaan.

Vielä harvemmin yrityksiin palkataan tästä vastaavaa henkilöä, vaikka sisäinen viestintä on perusedellytys arjen työn tekemiselle ja johtamiselle ja jonka laatu vaikuttaa merkittävästi työn tuottavuuteen, tuloksellisuuteen ja hyvinvointiin työpaikoilla.

Otetaan esimerkiksi tietointensiivinen asiantuntijatyö, joka on luonteeltaan ihmisten ajatteluun ja vuorovaikutukseen perustuvaa työtä, jonka tavoitteena on toisten ongelmien ratkaiseminen ja tarpeisiin vastaaminen

 

Käytännössä tietointensiivinen asiantuntijatyö on keskittymistä vaativaa ongelmanratkaisua ja tiedon tuottamista sidosryhmille. Työn tekemiseen tarvitaan tietoa – ohjeita ja tiedotteita, joiden avulla työntekijä saa työtehtävän suorittamiseen tarvittavaa ajantasaista tietoa silloin, kun sitä tarvitaan.

Tietointensiiviselle asiantuntijatyölle ominaista on yhteisöllinen ongelmanratkaisu ja yhteistyö, minkä vuoksi työtä tehdään tiimeissä, jotka ovat usein monitahoisia ja verkostomaisia ja joissa työskennellään hajautetusti toimistolla ja etäällä. Tähän liittyen myös viestintätarpeet ovat erilaisia ja liittyvät työssä tarvittavan informaation lisäksi tietoon ja ymmärrykseen ryhmän toiminnasta, tavoitteista, rooleista ja vastuista. Yhteinen identiteetti, yhteenkuuluvuus ja luottamus ovat myös esimerkkejä asioista, jotka luodaan ryhmän vuorovaikutuksessa ja joita tarvitaan sujuvaan ja tulokselliseen yhteistyöhön arjessa.

Työelämässä ohjeet ja tiedotteet koetaan usein helpoiksi ja konkreettisiksi sisäisen viestinnän muodoiksi. Tiimiin vuorovaikutus sen sijaan on monelle mysteeri ja menestyvä tiimi sattumaa, johon ei voi tietoisesti vaikuttaa.

Tietotyön tekemiseen liittyy erilaisia haasteita ja tyypillisimmät ongelmat liittyvät juuri viestintään ja yhteistyöhön, joita pyritään ratkaisemaan viestintäteknologian avulla

 

Viime vuosina yrityksissä on yleistynyt esimerkiksi sosiaalinen intranet, joka tarjoaa työssä tarvittavan tiedon lisäksi mahdollisuuden yhteistyön parantamiseen ”sisäisen somen” tai pikaviestimen avulla.

Tarkoituksena on parantaa työn tuottavuutta ja yhteistyötä siirtämällä viestintä vapaa-ajalta tuttuihin helppoihin ja hauskoihin sosiaalisen median kaltaisiin kanaviin, jossa tieto virtaa avoimesti ja läpinäkyvästi ja josta jokainen voi valita, mitä haluaa seurata. Viestintä toisten kanssa on helppoa, kun toinen on aina saatavilla ja viestien kirjoittaminen on nopeampaa ja epävirallisempaa kuin sähköpostilla.

Kehitystyötä tehdään pienessä ryhmässä teknologialähtöisesti oletettuihin tarpeisiin ja mielipiteisiin perustuen irrallaan arjen työstä ilman sisäisen viestinnän kehittämiseen tarkoituksenmukaista koulutusta. Ensin hankitaan uusi viestintäväline, pyydetään työntekijöitä siirtämään nykyiset sisällöt uuteen alustaan, luodaan alustalle eri teemoihin liittyviä yhteisöjä, joihin ihmiset voivat liittyä keskustelemaan. Käyttöönoton yhteydessä järjestetään markkinointikampanja ja koulutuspäivä uuden teknologian käyttöön.

Hyvin usein intranetin kehitysprojektit yrityksissä viivästyvät, epäonnistuvat tai eivät ainakaan ole kovin pitkäikäisiä. Uudesta teknologiasta huolimatta tietoa ei löydy, yhteisöt ja pikaviestimet hiipuvat käytöstä ja henkilöstöä syytetään muutosvastarinnasta. Henkilöstön mielestä viestintäteknologiasta olisi heille hyötyä, jos se vastaisi arjen tarpeita.

Kun tietotyö lisääntyy, viestintäteknologian käyttö yleistyy, mikä houkuttelee sen käyttöön myös arjen viestintäongelmien ratkaisemisessa

 

On tärkeää, että käytössä on viestintäteknologiaa, joka mahdollistaa työn tekemisen ja johtamisen modernissa työympäristössä, jossa työntekijät arvostavat joustavan työn mahdollisuutta.

Työelämässä viestintäteknologian hankintaa perustellaan työn tehokkuudella ja viestinnän helpottumisella, kun sähköpostitulva vähenee ja tilalle tulevat uudet, yhteistyöhön paremmin sopivat viestintävälineet ja henkilöstö voi paremmin keskittyä työn tekemiseen vaikkapa etänä.

On arvioitu, että työntekijät käyttävät sähköpostia kuusi tuntia päivässä, kun pikaviestimiä käytetään vieläkin enemmän. Reaaliaikaiseen viestintään liittyy myös haaste jatkuvasta tavoitettavissa olemisesta, minkä vuoksi niiden suunnittelematon käyttö aiheuttaa asiantuntijatyölle häiriöitä ja keskeytyksiä, jotka tutkitusti vaikeuttavat keskittymistä ja lisäävät työn kuormittavuutta ja stressiä.

Kun uusi viestintäteknologia ei helpottanutkaan työssä tarvittavan tiedon saatavuutta ja käyttöä, työpaikoilla työtä tehdään edelleen puutteellisella tiedolla tai kysytään muilta, mikä aiheuttaa työtiimille jatkuvia keskeytyksiä. Kun keskittymistä vaativia töitä ei ehditä keskeytysten lomassa tekemään, työn kuormitus kasvaa ja töitä tehdään iltaisin ja viikonloppuisin, mikä vie ajan muilta tärkeiltä asioilta.

Esimiehen ratkaisu tieto- ja ylityötulvassa kamppailevan asiantuntijan tilanteeseen on usein priorisointi. Kun asiantuntija sitten päättää olla vastaamatta jatkuviin yhteydenottoihin, muiden työ kärsii ja viivästyneistä vastauksista huomautellaan käytävillä ja palavereissa.

Hyvästä tarkoituksesta huolimatta yrityksessä tehty teknologialähtöinen kehitystyö ei tue työn tekemistä, vaan päinvastoin luo työympäristöön entistä enemmän haasteita, jolloin mahdollisuus syvää keskittymistä ja laadukasta yhteistyötä vaativan asiantuntijatyön tekemiseen heikentyy, mikä vaikuttaa suoraan työn tulokseen, ilmapiiriin ja hyvinvointiin arjessa.

Vaikka viestintäteknologian käyttö yleistyy työpaikoilla jatkuvasti, miksi suurimmat ongelmat silti liittyvät viestintään ja yhteistyöhön ja mitä niille voidaan tehdä?

 

Tärkeä ja ajankohtainen kysymys, koska tietointensiivisessä toimintaympäristössä sisäinen viestintä eli työssä tarvittava tieto ja yhteistyö muodostavat asiantuntijatyön perustan, jonka tulisi olla kunnossa, jotta yrityksen tavoitteet saavutetaan päivittäisessä työssä.

Tietointensiivisessä asiantuntijatyössä työn tekemiseen tarvitaan selkeää ja oikea-aikaista tietoa, jonka tuottaminen on käyttäjän ja tuottajan välinen viestintäprosessi, johon tarvitaan ymmärrystä työstä ja tarpeista, minkä pohjalta tietoa voidaan tuottaa ja jakaa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti siihen sopivan viestintäteknologian avulla.

Asiantuntijatyö on yhteistyötä, jota tehdään tiimissä, joka on ihmisten muodostama sosiaalinen systeemi, joka tarvitsee toimiakseen tietyt rakenteet ja tekijät. Tiimin muodostamiseksi ja ylläpitämiseksi tarvitaan tietoa ja yhteistä ymmärrystä tiimin toiminnasta, jota tietoisesti luodaan ryhmän vuorovaikutuksessa kasvotusten ja teknologian välityksellä.

Viestintäteknologia itsessään ei ole viestintää, vaan väline tiimin toimintaan ja tiedon tuottamiseen tarvittavien vuorovaikutusrakenteiden ja -prosessien toteuttamiseen ihmisten toiminnassa. Vaikka käytössä olisi uusin ja hienoin väline, mitä markkinoilta löytyy, arjen viestintäongelmat jatkuvat ja syvenevät, jos sisäisen viestinnän systeemiä eli tiedon tuottamiseen ja jakamiseen sekä tiimin toimintaan ja yhteistyöhön tarvittavia rakenteita, prosesseja ja käytäntöjä ei ole suunniteltu tarpeita vastaavaksi yhdessä henkilöstön kanssa.

Näiden suunnittelu ja kehittäminen ei ole mysteeri tai mahdoton tehtävä, kun käytössä on ihmisten väliseen viestintään ja vuorovaikutukseen tarvittavaa tietoa ja osaamista.

 

Kati Rautio
Viestinnän asiantuntija (FM), perustaja, job designer
Brossa Oy

Category: Uncategorized
Floating Social Media Icons Powered by Acurax Blog Designing Company