Monthly Archives: March 2019

MUUTAMA VINKKI – OHJEITA PAREMPAAN ELOON

Posted on by 0 comment
Kuva blogiin Tomi

Viime aikoina (epämääräisen aikamääreen kuluessa) ProBlogissa on useaan otteeseen (useammin kuin kerran) todettu, ettei kikkakolmosia tai viiden kohdan vinkkejä ole oikeastaan tarkoituksenmukaista jäsentää silloin, kun on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta. Sellainen saattaa turhauttaa lukijaa, joka etsii tästä blogista vinkkejä työhönsä vuorovaikutuksen asiantuntijana, tai missä tehtävissä te arvon lukijat nyt satuttekaan työskentelemään. Ajattelin tehdä kaikille palveluksen ja etsiä ohjeet, vinkit, ehdotukset ja jopa kehotukset, joita viimeisen kolmen vuoden aikana on tässä blogissa tarjoiltu. Oma vinkkini on, että luet alla olevat vinkit ja sovellat niitä jokapäiväisessä elämässäsi parhaaksi kokemallasi tavalla. Vinkit saattavat olla hieman alkuperäisestä asiayhteydestä irrallaan ja niitä on kielellisesti editoitu. En anna kunniaa erikseen kenellekään, vaan totean laiskasti, että kiitos kaikille ProBlogin kirjoittajille!

Perusasiat haltuun

Ensimmäiseksi muutama ohjeistus liittyen aivan perusasioihin. On kuitenkin todettava, että mikään yksittäinen menetelmä ei toimi aina ja kaikkien kanssa. Kaikkein tärkein ohje on, että meidän täytyy puhua entistäkin enemmän vuorovaikutuksesta ja tehdä sitä näkyväksi. Meidän pitäisi olla keskusteluissa mukana, mutta keskustelulla täytyisi olla jokin tarkoitus. AINA kannattaa puuttua, keskustella, herätellä ja kyseenalaistaa ja miettiä, mikä on missäkin kontekstissa, tilanteessa ja suhteessa tehokasta. Ja tarkoituksenmukaista. Tarvitaan tunne siitä, jokin asia on tavoittelemisen arvoinen. Mitä yleisempää – ja oletettavasti myös tärkeämpää kysymystä esitetään, sitä olennaisempaa kysymiseen ja vastaamiseen on panostaa. Päätetään seuraavan kerran keskustellessamme, että kuuntelemme toisiamme kunnolla.

Kehitetään omaa vuorovaikutusosaamistamme, jotta kaikki voisivat kokea olevansa samanveroisia keskustelijoita: vuorovaikutusosaamiseen tulisi suhtautua kriittisesti ja aktiivisesti, ei passivoitumalla ja vetäytymällä. Ei käännetä katsetta pois, vaan ollaan mukana keskusteluissa, opitaan ja opetetaan eettisyyttä, toista arvostavaa argumentointia, palautteen antamista ja vastaanottamista, neuvottelutaitoja, kuuntelemista ja niin edelleen. Näkymättömyyden sijaan meidän olisi oltava lempeästi ja kuunnellen, mutta jämäkästi läsnä.

On hyväksyttävä, että kompleksisen tieteenalamme määritelmät eivät koskaan pysty luomaan yksiselitteisiä rajoja kuvaamaan tekemäämme tutkimusta täysin universaalisti. Tutkijoiden on syytä huomioida, mikä on rationaalisuuden rooli niissä teoreettisissa näkökulmissa, joita sovellamme. On muistettava, että yhdessä voimme vaikuttaa siihen, mihin suuntaan Twitterissä käytävä keskustelu kehittyy: haastamme siis teidät kaikki mukaan. Muistakaahan myös, että ei sitä virtuaalisuutta etuliitteenä enää niin kovasti kannata tiimeissä korostaa, vaikkakin tämän asian kanssa on hyvä olla armollisia itsellemme ja toisillemme.

Ihmiset on saatava toimimaan tehokkaasti yhdessä ja valmentajien vuorovaikutukseen tulisi kiinnittää huomiota entistä enemmän! Tähän puheviestinnän opit ovat oivallinen ase ja siksi ne pitää saada ketterästi käyttöön.

Vinkkejä työyhteisöön

Ehkäpä kaikista eniten ProBlogissa on käsitelty työelämää ja työyhteisöjä. Seuraavaksi esittelen muutaman toimivan idean käytännön kehittämistyöhön ja elämään organisaatioissa. Varmista ensin, että luottamuksen peruspilarit ovat kunnossa, sillä työelämässä motivaatiota tulisi ruokkia kepin ja porkkanan sijaan tarkoituksella. Johto on tässäkin avainroolissa: johtajalla on velvollisuus antaa kaikille johdettaville mahdollisuus luoda kumppanuutta hänen kanssaan (järjestöjohtajankin kannattaa aika ajoin katsoa peiliin ja tehdä rehellistä arviointia). On organisaation johdon tehtävä rakentaa ja johtaa työkulttuuria, jossa tunteet ovat mahdollisia, mutta työelämätaidoista ja niiden kehittämisestä täytyy keskustella myös työyhteisöjen tasolla.

Työelämässä tarvitaan muutoksen diskurssi, vaikka käytännössä muutos olisikin pientä ja hidasta. Panostamista palveluviestintään kannattaa siis jatkaa, vaikka samalla omassa yhteisössä vallitsevia fantasioita on hyvä tarkastella myös kriittisesti. Yllättävänä ratkaisuna nosta kissa pöydälle ja ota (epä)onnistumiset esiin työyhteisössäsi. Selviät tilanteesta, kunhan muistat, että sovittelevat menetelmät ovat oivallinen työkalu tarttua työyhteisön konflikteihin. Pohdi ratkaisuja siihen, miten asiakkaalle tarjotaan mahdollisuus keskittyä käsiteltävien asioiden sisäistämiseen.

Tunnetaidot ja omasta itsestä huolehtiminen ovat oleellisia asioita. Ei riitä, että palauttelet itseäsi iltaisin ja viikonloppuisin, myös työpäivän aikana on syytä hellittää – edes hetkeksi: Ensimmäinen asia on harjoitella omien tunteiden tunnistamista ja pohtia, kuinka hyödyntää niitä oikein voimavarana. Toiseksi pyri ymmärtämään myös toisen tunnetiloja ja kolmanneksi johda organisaation tunneilmastoa. Näin palaudut.

10 konkreettista askelta menestykseen

Seuraavien konkreettisten harjoitusten ja ohjeiden avulla saavutat mestarillisen tason oikeastaan missä tahansa asiassa. Toteuta järjestyksessä.

1)      Pohdi hetki omaa työtäsi.Kuva blogiin Tomi

2)      Pyri seuraamaan aktiivisesti alan kollegoita.

3)      Ota yhteyttä yhdistyksen viestintävastaavaan (ent. tiedottaja).

4)      Ole korvat höröllä.

5)      Kommentoi ja kehittele asiaa.

6)      Tule mukaan, kohtaa ja ennen kaikkea nauti.

7)      Tarkastele seuraavan viikon ajan, miten vastaat arjen ”miksi”-kysymyksiin.

8)      Ehdota Prologos ry:lle omaa havaintoasi.

9)      Perehdy motivoivaan haastatteluun

10)  Anna robottien tehdä sellaiset työt, jotka ovat sinulle liian haastavia, joista robotit suoriutuvat sinua luotettavammin tai joita et yksinkertaisesti jaksa tai halua tehdä.

Opetus haltuun

Tarvitsemme enemmän yhteistä keskustelua, jotta viestinnän opetuksesta tulee mahdollisimman linjakasta ja johdonmukaista. Esimerkiksi viestintä on käsite, jonka yhteiseen määrittelemiseen on hyvä käyttää aikaa. Ajan huomiointi koskettaa myös aiheita opettavia ja kouluttavia henkilöitä.

Työelämätaitojen opettamisessa ja tarkastelussa tulisi yksilötason lisäksi huomioida työyhteisöjen ja organisaatioiden tasot. (Tässä kohdassa kehityspsykologinen tieto tulisi yhdistää pedagogiseen ajatteluun ja taitavaan vuorovaikutukseen.) Oleellista on kysyä, kuinka saada yksittäinen opettaja vuodesta toiseen tekemään sitä verrattoman arvokasta työtä, jota kouluissa tehdään joka päivä. Kuinka tukea, motivoida ja innostaa opettajaa työssään silloinkin, kun se tuntuu raskaalle? Ehkäpä tätäkin kysymystä voisi lähestyä Richard P. Feynmanin sanoin: ”I would rather have questions that can’t be answered than answers that can’t be questioned.” Tähän aikaan lukuvuodesta onkin aiheellista ja erittäin perusteltua kuunnella omaa palautumisen tarvetta ja ottaa se vakavasti.

Esitän seuraavat kolme toivomusta koko yhteisömme puolesta:

Kolme toivomusta

1)      Toivon kokemusten, ideoiden, ajatusten ja näkemysten vaihtoa vuorovaikutusosaamisen arviointiin liittyen mahdollisimman laajasti.

2)      Toivon, että te viestinnän alan asiantuntijat tarjoatte auliisti apuanne oman organisaationne kansainvälistymiskysymyksiä käsiteltäessä.

3)      Toivon, että kaveritaitojen harjoittelemiseen ja koko ryhmän yhteisöllisyyden vahvistamiseen tullaan jatkossa kiinnittämään entistä enemmän huomiota niin pienten kuin isompienkin lasten parissa.

Bottom line: oma lehmä ojassa

Luota asiantuntijoiden ammattitaitoon, tässäkin asiassa: there’s no business like vuorovaikutus-business! Vuorovaikutuskoulutus kaikille asiakkaille ja heidän lähiomaisilleen on palvelu, jota tulisi tarjota enenevässä määrin – erityisesti vuorovaikutuksen ammattilaisten taholta. Esimerkiksi kouluttajaksi ja kehitysprojektien vetäjäksi kannattaa valita vuorovaikutuksen ammattilainen. Ennen kaikkea vuorovaikutuksen arvostuksen ja merkityksen ymmärtämisen voisi muuttaa euroiksi ja tehdä lahjoituksen (puhe)viestintä-oppiaineille.

Yhteistyöterveisin

Tomi Laapotti

FT, yliopistonlehtori

Tampereen yliopisto

Prologos ry:n johtokunnan jäsen

IHAN HYVÄ PALAUTE

Posted on by 0 comment
Omakuva

Muuttuva palautekulttuuri

ProBlogissa on käsitelty vuorovaikutuksen monimutkaisuutta ja erilaisten vinkkien antamista vuorovaikutustilanteisiin. Jatkan samasta aiheesta keskittyen erääseen ”lempisaarnoistani” eli palautteeseen. Halu saada palautetta nousee työelämätutkimuksissa toistuvasti esiin. Esimerkiksi S-ryhmän (Työterveyslaitos 2018) toteuttamassa tutkimuksessa alle 25-vuotiaat kaupan-, matkailu- ja ravitsemusalan työntekijät kertoivat työelämää koskevista odotuksistaan. Tutkimusryhmässä mukana olleet työterveyslaitoksen tutkijat Auli Airila ja Mikko Nykänen korostivat esimiehen keskeistä roolia palautteen antajana. S-ryhmän henkilöstöjohtaja Susa Nikula puolestaan toteaa, että “nuoret osaavat antaa palautetta ja odottavat sitä”. Nikulan mukaan nuoret eivät istu vanhaan “kehityskeskustelu kaksi kertaa vuodessa” –maailmaan. Tämä asettaa esimiehet muutostilanteeseen, johon tarvitaan valmennusta. 

Omat havaintoni opettajana ja työskennellessäni asiantuntijana ovat samansuuntaiset. Palautetta toivotaan enemmän ja useammin kuin sitä on tarjolla. Palautetta ei ainoastaan toivota, vaan sitä suorastaan vaaditaan. Palautteenantokulttuurimme on muutoksessa ja työelämän on vastattava muutokseen.

Ruusut, risut ja hampurilaiset

Palaute kuuluu kaikille ja kaikkialle. Kehittyäkseen on tiedettävä miten suorituksissa tällä hetkellä onnistutaan. Ruusuja ja risuja keräävät niin yksilöt kuin ryhmätkin renkaanvaihtopisteistä virastoihin. Palaute ei jää vain ruusuihin ja risuihin, vaan hampurilaisia jaetaan muuallakin kuin pikaruokaloissa. Palautteenannon tueksi koulutuksissa tarjotaan usein hampurilaismallia, jossa sämpylät kuvaavat palautteen positiivista osaa. Sämpylät puolestaan ympäröivät kehityskohdetta eli pihviä. Kehitettävä asia ikään kuin kääritään nättiin pakettiin ja voidaan aloittaa ja päättää tilanne positiivisessa hengessä. Mainituissa malleissa huomioitua kannustavuutta unohtamatta, ihmiset haluavat usein aidosti kuulla palautteen suorituksestaan. Ruusut, risut sekä hampurilaiset voivat etäännyttää itse palautteen ytimestä. On tärkeää muistaa miksi palautetta annetaan ja mitä se oikeastaan on. 

Lähtökohtaisesti haluamme onnistua mahdollisimman hyvin ja oppia, olimme sitten työntekijän tai opiskelijan roolissa. Onnistumisen kannalta on olennaista ilmaista tavoiteltava tila mahdollisimman selkeästi, jotta sitä kohti on mahdollista pyrkiä konkreettisin keinoin. Palautteen on tarkoitus kaventaa kuilua tämän hetkisten taitojen tai ymmärryksen ja tavoiteltavan tilan välillä (Sadler 1989). Usein emme itse ole tietoisia asioista, jotka palautteessa tuodaan esille. Näin voi olla myös niiden asioiden kohdalla, joissa olemme suorituksessamme onnistuneet. Hattien ja Timperleyn (2007) mukaan palaute on tietoa, jota saadaan koskien suoritusta tai ymmärrystä. Palaute on seurausta suorituksesta ja toimii parhaimmillaan välineenä, jonka avulla palautteen saajaa voidaan kannustaa sitoutumiseen ja syvälliseen oppimiseen. Kuulostaa hyvältä, mutta miksi palautetta annetaan, saadaan ja hyödynnetään niin vähän?

Moitteesta mykkyyteen

1940-luvulla työelämässä palautteen sijaan annettiin moite. Oikean moitteen tuli täyttää sekä sisällöltään että esittämistavaltaan tietyt vaatimukset. Moitteessa tuli kertoa missä vika oli, sen tuli sisältää neuvonta ja esimiestä opastettiin esittämään asia tyynesti ja hillitysti ilman kirkumista (Kupias, Peltola & Saloranta 2011, 33). 

Moitteen sijaan monessa yhteisössä vallitsee mykkyys. Usein se, että palautetta ei tule, tarkoittaa kelpoa suoritusta. Arvio onnistumisesta täytyy jollain tavalla itse muodostaa. Vaikka moite-sanalle ei ole enää sijaa, tuottaa hampurilaisen pihvi edelleen vaikeuksia. Se on palautetta, jota kaikki sanovat haluavansa, mutta sitä on vaikea kuunnella. Konfliktin välttelyn nimissä sitä on myös vaikea antaa. Kikkakolmosten ihanneaikana lääkkeeksi tarjotaan vaihtelevaa määrää erilaisia askelia, jotka ottamalla jokaisesta kuoriutuu palautteenannon jediritari. Tärkeää on löytää joku, jota voidaan osoittaa sormella, kun homma ei toimi. Syyllinen löytyy yleensä palautteenantajasta.

Palautteenantaja törmää ongelmiin, kun palautteen vastaanottaja odottaa toisen täyttävän kaikki ne ongelmakohdat, jotka hän itse on tunnistanut. Odotamme muilta sellaista, jonka vain itse voimme toteuttaa. Pettymys palautteenantotaitoihin on sidoksissa odotuksiin, joita palautteelle asetetaan. Palautteen vastaanottaja voi määritellä palautteenantajalle niin kapeat raamit, että avoin palautteenanto vaikeutuu tai estyy kokonaan. Jopa positiivinen, vahvuuksia korostava palaute voi olla vaikea vastaanottaa. 

Jos palaute nähdään tietona suorituksesta, palautteenantajan on hyvä keskittyä palautteessaan havainnointeihin juuri suorituksesta eikä ihmiseen itseensä. Palautteen vastaanottajakin saattaa helposti unohtaa, että palaute keskittyy suoritukseen, eikä kerro sinänsä mitään hänestä itsestään tai arvota häntä ihmisenä. Vastaanottajalta unohtuu usein myös se, että yhden palautteenantajan havainnot eivät ole ainoa totuus. 

Arvion siitä, onko palaute lopulta ollut hyvää vai huonoa, tekee palautteen vastaanottaja itse. On kyse siitä, miten palaute koetaan. Toinen tapa arvioida palautteen hyvyyttä on katsoa miten hyvin se on onnistunut parantamaan suoritusta. Joskus palautetta ei koeta hyväksi, mutta sillä on kuitenkin positiivisia vaikutuksia itse suoritukseen. 

Palaute yhteisenä vuorovaikutusprosessina

Vuorovaikutuksen asiantuntijat tietävät, että palautteen antamisella yksinään ei ole riittävästi voimaa muuttaa kenenkään toimintaa tai ymmärrystä. Se, miten yksilöt kokevat ja vastaavat palautteeseen riippuu henkilökohtaisista ja tilannekohtaisista muuttujista (Karoly 2015). Palaute voidaan hyväksyä, sitä voidaan muokata tai se voidaan hylätä (Kulhavy 1977). Muutosta tapahtuu vasta, kun palautteen vastaanottaja on valmis vastaanottamaan palautetta ja tilanne on otollinen avoimelle vastaanottamiselle. Jos kikkakolmoset ja vastuu palautteen onnistumisesta kohdistuvat ainoastaan palautteen antajaan ja palautetilanne supistetaan tiedon siirtämiseksi vastaanottajalle, on selvää, että palaute ei aina tuota toivottuja tuloksia.  

Vasta kun palaute rakennetaan vuorovaikutteiseksi prosessiksi ja prosessi valjastetaan tavoitteiden saavuttamisen työkaluksi, olemme lähempänä sellaista työelämän vuorovaikutusta, jota ihmiset tarvitsevat jaksaakseen, löytääkseen merkitystä työssään ja motivoituakseen.  

Vaikka palautteenannon aakkoset, kikkakolmoset tai askelmerkit eivät tulleet tiivistetyksi muutamalla pääpointilla, rohkaisen yrityksiä ja julkishallinnon organisaatioita lisäämään tietoaan ja ymmärrystään palautteenannosta ja kehittämään palautekultuuriaan vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kouluttajaksi ja kehitysprojektien vetäjäksi kannattaa valita vuorovaikutuksen ammattilainen, jotta kehitys alkaa viimeisimmästä tutkimustiedosta ja kokemusta palautteenannosta löytyy myös käytännössä. Tietoa ja taitoa löytyy vuorovaikutuksen asiantuntijoilta, joiden opintoihin sisältyvät molemmat ulottuvuudet. Palaute on tehokas työkalu silloin, kun tavoiteltava tila on selkeä. Vaikka meistä ei tulisi jediritareita, on mahdollista parantaa palautteenantokulttuuria, niin antajan kuin saajankin näkökulma huomioon ottaen.

 

Marja Eklund

Yliopisto-opettaja, tohtoriopiskelija, Tampereen yliopisto

Prologos ry:n viestintävastaava

KIRJALLISUUS

Hattie, J. & Timperley, H. (2007). The power of feedback. Review of Educational Research, 77, 81-112. 

Kulhavy, R.W. (1977). Feedback in written instruction: The place of response certitude. EducationalPsychologyReview, 4, 211-232. 

Kupias, Peltola & Saloranta (2011). Onnistu palautteessa. WSOYpro: Helsinki. 

Sadler, R. (1989). Formative assessment and the design of instructional systems. Instructional Science, 18, 119-144. 

Työterveyslaitos (2018). Nuorten työelämäodotukset. 

Floating Social Media Icons Powered by Acurax Blog Designing Company