Muutto ärsyttää, vaikka kantaisi tavaransa unelmiensa neliöihin.
Remontti stressaa, vaikka tietää sen tuottavan täydellisen lopputuloksen.
Metro on nopea, mutta bussi meni kotioven edestä.
Intraprojekti ahdistaa, vaikka lopputuloksena on intranet, johon tieto ei koskaan katoa.
Tämä uusi järjestelmä on kätevä, mutta olin jo tottunut tekemään tämän Excelissä.
Ihanan freesi tämä yritysilme, voinko silti käyttää vanhaa Powerpointtia, kun en tykkää oranssista?
Muutos ei ole ihmisen, eikä organisaation, parasta aikaa. Ken muuta väittää, höpisee omiaan. Muutos nostaa verenpainetta, aiheuttaa hetkellistä sekasortoa, vaihtelevan kokoista arkista epätoivoa ja erinäisiä tunnekuohuja, vaikka muutos olisi toivottu tai lopputulos hartaasti odotettu.
Ja kuitenkin muutos on niin keskeinen osa maailmaa, että kun yhdestä mankelista pääsee ulos, täytyy työntää päänsä seuraavaan.
Olen viime kuukausina sattuneesta syystä googletellut vinkkilistoja siitä, miten muutosta organisaatiossa hallitaan ja miten siitä viestitään. Mitä ihmiset kaipaavat, kun muutos tuntuu pistävän kaiken sekaisin? Vinkkilistoja lukemalla olen moneen kertaan oppinut, että muutoksessa tulee olla läsnä, avoin, rehellinen, konkreettinen ja muistaa toistella sanomisiaan riittämiin.
Nämä samat ohjeet olen lukenut myös lastenkasvatusoppaista. Ja parisuhdepalstoilta. Ihan kivaa perusvuorovaikutusasiaa siis. Siksipä ajattelin, että kokoan tähän täysin epätieteellisen, mutta arkisessa työelämässä toimivaksi todetun, muutosviestijän muistilistan (jonka en edes yritä väittää olevan kattava).
1. Muista oma etu
Varsinaissuomalaisella miehelläni on tapana sanoa, että turkulaisen poliitikon tärkeysjärjestys menee näin: oma etu, kaverin etu, palloseuran etu, kaupungin etu ja puolueen etu.
Vitsin takana on vinha pointti, sillä on totta, että meille ihmisille on luontaista pohtia ensimmäisenä, miten muutos vaikuttaa minuun, onko tästä minulle haittaa vai hyötyä? Me tahdomme vaikuttaa itseämme ja läheisiämme koskeviin asioihin. Ja se on ihan ok.
Siksipä muutostilanteessa ihmisillä täytyy olla jatkuvasti mahdollisuuksia antaa palautetta, keskustella ja tuoda näkemyksiään esiin julkisesti ja nimettömästi. Kaikkia toiveita ei voi toteuttaa ja anonymiteetti provosoi joskus vauva.fi-tason kommentteihin, mutta on paljon parempi tietää, millaisia toiveita organisaatiossa on kuin marssia silmät kiinni eteenpäin uskoen, että hyvä tästä tulee.
2. Älä anna ihmisten heittäytyä kohteiksi
Suurissa muutoksissa on helppo heittäytyä passiiviseksi. Käy helposti niin, että aiemmin aktiivisesti asioihin vaikuttaneet ihmiset heittäytyvät lastuksi laineille. He tuovat näkemyksiään esiin, mutta kokevat, että niiden onnistumisesta on vastuussa se kuuluisa joku muu.
”Minä en tiedä lainkaan mitä tapahtuu.”
”Mistään ei saa mitään tietoa.”
”Tuntuu, ettei tämä ole kenenkään hallinnassa.”
Jotta näin ei käy, pitää ihmiset ottaa mukaan. Mukaan ottaminen tekee asioista hankalammin hallittavia, mutta lopputuloksesta parempia. Oli muutos mikä hyvänsä, mieti heti alkuun, miten ihmiset, ensimmäisenä esimiehet, saadaan siihen aktivoitumaan siinä. Vältyt monelta harmilta.
3. Nosta normaalia – älä väitä, että mikään ei muutu
Opin tämän itse kantapään kautta: älä koskaan sano muutostilanteessa, että mikään ei muutu. Se. Ei. Auta. Se vain ärsyttää.
Ajatus on kaunis: tämä muutos on sellainen, että se ei vaikuta työntekoomme eikä sekoita arkeamme. Mutta eihän se pidä paikkansa – vaikka muutos ei suoranaisesti muuttaisi vaikkapa yrityksen päivittäistä liiketoimintaa tai henkilön työtehtäviä, se kuitenkin on läsnä. Jos ei muuten niin käytäväpuheina ja -huolina.
Muutoksen kieltämisen sijaan pitää muistaa normaali. Eli se yrityksen keskeinen tekeminen, joka jää muutoksen jalkoihin. Muutosviestin rinnalle pitää nostaa mahdollisimman pian sitä organisaation keskeiseen osaamiseen liittyvää tarinaa, joka kertoo, että ”me edelleen osataan tämä homma”, vaikka muutos on läsnä.
4. Hae sopiva tasapaino
Aina on pieni vaara tehdä liikaa. Jos liikaa ilakoi muutoksen tuomalla ruusuisella tulevaisuudella, nousevat organisaatiossa karvat pystyyn. Jos liikaa nostaa myrskypilviä, aiheuttaa itse ukkosen. Pitää siis mennä posin kautta, mutta myös myöntää, kun joku on pielessä.
Tasapainoilla saa myös siinä, ketä kuuntelee. Organisaatio on vähän kuin Twitter. Äänekkäät tuovat näkemyksensä esille molemmissa ääripäissä, kun suuri joukko pysyy järkevästi poissa koko kanavasta. Ääripäitä pitää kuunnella, sillä heiltä oppi paljon ja he usein sanovat ääneen sen, mitä moni muukin ajattelee.
Mutta ihan oman mielenterveyden vuoksi on syytä myös muistaa se hiljainen enemmistö. Ne tyypit, joiden mielestä homma on ok ja elämä jatkuu. Heidät on syytä pitää tyytyväisinä.
5. Don’t shoot the messenger, they said. It’s not her fault, they said
Hyväksy, että viestintuoja aina joskus ammutaan. Muutos kaipaa kasvot ja halusipa sitä tai ei, viestintä on usein yhdet niistä kasvoista. Viestijän tehtävä on ottaa vastaan kriittiset kommentit, huomata ikävänkin argumentoinnin mahdollisuudet ja toisaalta seuloa näkemykset, jotka voi jättää omaan arvoonsa.
Tietenkään muutoksen kasvoja ei voi ulkoistaa viestinnälle. Mutta koska viestintä tekee asiat näkyviksi, pitää olla valmis myös ottaa vähän osumaa.
6. Tuo turvaa toistolla
Kun tehdään isoa muutosprojektia, jonka pituus on vaikkapa vuosi, tulee väistämättä eteen kysymys siitä, mitä kerrotaan ja kuinka usein. Olisipa tähän joku kaava, jonka toteuttamalla viestintää on juuri sopivan vähän sille, joka sen suuresta määrästä ahdistuu kuin sille, joka ei tunnu saavan tiedosta tarpeekseen.
Tärkeää on, että ihmiset osaavat odottaa viestiä ja tietävät, mistä sen löytää. Siksi muutosviestinnälle kannattaa luoda tarpeeksi usein toistettu rutiini sekä yksi paikka, josta kaikki tieto kootusti löytyy. Näin muutokseen tulee toistuva rytmi, joka lohduttaa (niin viestijää kuin viestin vastaanottajaa), kun aivot jumittuvat informaatiotulvasta.
7. Anna armoa
Kun organisaatio on suuren muutoksen äärellä, saa pienet jutut ison merkityksen. Koska koko isoa kuvaa on vaikea nähdä ja muutos kestää kauan, on pieniin asioihin helppo tarttua. Ja jos se asia on virhe, se alkaa helposti paisua. Muutosta vetävien näkökulmasta pikkuruinen infovirhe voi olla vastaanottajista valtavan suuri – ja jos pieniä virheitä tulee usein, alkaa vastaanottajista tuntua siltä, että muutoksen tekijöillä leviää pakka. Ja varsin helppoa asia on nähdä näin silloin, jos ihmiset kokevat olevansa prosessissa pelkkä kohde, joka seuraa vierestä muiden tekemistä.
Pitää antaa armoa itselleen ja muille – kun tehdään paljon asioita, tulee myös virheitä. Pitää olla tarkka, mutta aina ei vain pysty. Ja sen kanssa on elettävä.
8. Älä unohda kakkua
Me suomalaiset olemme suorittajia. Kun homma on tehty, yliviivataan to do -lista eikä sen kummemmin ilakoida. Ei tehdä tästä nyt numeroo, on tässä edelleen tekemistä.
Alkuvuodesta, kun olimme suunnitelleet pitkään isompaa kokonaisuutta ja se alkoi valmistua, ruotsalainen kollegamme kysyi Skype-palaverin lopuksi ”ettehän ole unohtaneet kakkua?” Me suomalaiset pyörittelimme silmiämme, mutta kollega painotti, että aina pitää muistaa syödä kakkua, kun siihen on mahdollisuus.
Ja se on totta. Muutoksessa pitää muistaa juhlia niitä pieniäkin voittoja.
Koskaan ei saa olla niin kiire, ettei olisi aikaa kakulle.
Minttu Vilander
Kirjoittaja on tammikuussa 2019 VR Trackin ostaneen NRC Groupin viestintä- ja brändijohtaja. Hän luovii parhaillaan niin syvällä muutosaallokossa, että välillä täytyy vain luottaa siihen, että hengissä pysyy sukeltaessakin.