Syksyn ja arjen alettua lehdet vilisivät monenlaisia vinkkejä sujuvaan työpaikalle palaamiseen lomien jälkeen. Monet organisaatioiden ja työyhteisöjen toiminnan kannalta keskeiset viestinnälliset prosessit yksinkertaistuvat niissä usein melkoisesti; tiedottaa täytyy avoimesti ja runsaasti, palaverissa kaikkien on osallistuttava, kahvihuoneessa täytyy puhua muusta kuin työstä, sähköpostia ei saa lähettää liikaa ja palautetta on jaettava jatkuvasti.
Vinkit ovat hyviä, jos ne saavat meidät katsomaan omaa ja oman työyhteisömme toimintaa ja vuorovaikutuskäytänteitä kriittisesti. Väkisin viestintäkäyttäytymisen päälle pakotettuina muistisääntöinä ja jokaiseen työyhteisöön ja työtilanteeseen sopivina ”nyt ryhdytään olemaan tuotteliaita ja voimaan hyvin” -ohjenuorina niistä ei kuitenkaan ole apua, ainakaan kovin kestävästi. Työelämässä olisikin tärkeää muistaa, että vuorovaikutus on monimutkainen, monitulkintainen ja jatkuvasti muuttuva prosessi, jonka ennustaminen on usein aika haastavaa.
Tässä blogitekstissä kuvaan pienen siivun vuorovaikutuksen moniulotteisuudesta työelämässä: kirjoitan tekeillä olevasta puheviestinnän väitöskirjatutkimuksestani, jossa tarkastelen hallinnollisten työryhmien – kuten erilaisten työyhteisökokousten tai johtoryhmien – sisäistä vuorovaikutusta. Tuoreimmassa väitöskirjani osatutkimuksessa 1
tutkimuskohteena oli työnkoordinointi työyhteisöpalavereissa (ks. Pennanen & Mikkola 2016). Työnkoordinoinnilla tarkoitan vuorovaikutuksessa tapahtuvaa työn suunnittelua ja organisointia ja työhön liittyvistä aiheista neuvottelua. Halusin selvittää, mitä tuossa pikaisesti makusteltuna yksinkertaisen kuuloisessa prosessissa vuorovaikutuksen näkökulmasta tapahtuu. Ymmärrystä lisäämällä koordinointia on mahdollista kehittää, jolloin voidaan tukea niin työn suorittamista kuin työhyvinvoinnin rakentumista ja ylläpitämistä. Tutkimuksessa havainnoin ja analysoin viikoittaisia työyhteisöpalavereja suomalaisessa sairaalaorganisaatiossa.
Tutkimus osoitti, että työhön liittyvien käytännön tehtävien ja vastuiden koordinoimisen – siis vaikkapa työvuorojärjestelyistä neuvottelemisen – lisäksi koordinoimisprosesseissa tapahtuu paljon kaikkea muutakin. Koordinoitaessa työtä määritellään esimerkiksi hyväksyttyjä työyhteisön jäsenyyden muotoja tai hyväksyttyjä tapoja tuntea ja ymmärtää tai osoittaa tunteita ja ymmärrystä työssä. Tulosten mukaan työnkoordinointi koostuu työhön liittyvän tiedon merkityksentämisestä, toiminnan merkityksentämisestä, tunteiden hallitsemisesta ja positioiden hallitsemisesta.
Palavereiden vuorovaikutuksessa tiedon ja mielipiteiden pyytämisen ja jakamisen lisäksi tiedolle ja sen merkityksille haettiin vahvistusta ja niitä vahvistettiin ja torjuttiin. Nämä tiedon merkityksentämisen prosessit kytkeytyvät työyhteisön suhdetasoon, kun esiin nousevat kysymykset siitä, kenen tieto on merkityksellistä tai kenellä on oikeus vahvistaa tai torjua tieto tai sen oleellisuus. Toimintaa merkityksennettäessä kiinnostavina prosesseina ilmenivät kollektiivinen muistelu organisaation tai työyhteisön menneisyydestä sekä tulevaisuuden toiminnasta neuvotteleminen. Työnkoordinoinnissa rakennettiin näin työyhteisön yhteistä ymmärrystä historiasta ja visiota tulevasta. Kiinnostava prosessi oli myös omalle toiminnalle oikeutuksen hakeminen ja toiminnan oikeuttaminen tai torjuminen, jolloin usein siirrettiin tai otettiin vastuuta. Vastuun siirtämistä tehtiin palavereissa esimerkiksi selittämällä syitä omaan toimintaan; työtilanteessa oli toimittu virheellisesti, koska joku korkeammassa asemassa oleva oli antanut luvan tai koska työn luonne – esimerkiksi hoitotyön hektisyys – oli niin vaatinut. Tunteiden hallinnan prosesseissa muodostettiin yhteistä ymmärrystä työhön kuuluvien tunteiden sopivuudesta ilmaisemalla ja oikeuttamalla tunteita. Esimerkkinä voisi olla vaikkapa työntekijän kuvaus työtilanteessa koetusta epävarmuudesta, jonka toinen palaverin osallistuja oikeuttaa osoittamalla tukea: ”tuo on ihan luonnollista, meistä kaikista tuntuu joskus samalta”. Työtä koordinoitaessa hallittiin myös työyhteisön jäsenten positioita hakemalla oikeutusta ja oikeuttamalla tai torjumalla osallistumista kokouksen vuorovaikutuksessa – siis määrittelemällä esimerkiksi kenen puheenvuoro on merkityksellinen. Positioita hallittiin myös kuvaamalla erilaisiin ryhmiin kuulumista tai kuulumattomuutta työyhteisössä.
Tutkimus osoitti, että työnkoordinointi ei ole ainoastaan käytännön työtehtävien suunnittelua ja työnjaon organisointia, vaan prosesseissa myös merkityksennetään ja hallitaan työyhteisöä suhdetasolla. Työtä koordinoitaessa rakennetaan työyhteisön sosiaalista todellisuutta. Ymmärrystä ilmiön moniulotteisuudesta voidaan hyödyntää koordinoinnin käytänteitä työyhteisöissä arvioitaessa ja kehitettäessä tai koulutettaessa esimerkiksi johtajia, jotka usein ovat vetovastuussa koordinoinnista työyhteisökokouksissa. Työhyvinvoinnin kannalta kiinnostavia kysymyksiä ovat esimerkiksi palavereissa osallistumisen mahdollistamisen ja estämisen teemat sekä työhön liittyvien tunteiden, tiedon ja toiminnan hyväksytyksi tai oikeaksi rakentumisen ulottuvuudet erilaisissa työyhteisön ryhmätilanteissa.
Työpaikkojen huoneentauluihin haluaisin kirjoittaa yksinkertaistavien viestintävinkkien sijaan muutaman lauseen, joita voisi pureskella niin työnteon kuin taukojen lomassa: Työelämän arkisissa tilanteissa tapahtuu vuorovaikutuksen näkökulmasta usein paljon enemmän kuin pikainen vilkaisu antaa ymmärtää. Vuorovaikutus ei ole pelkkää tiedottamista tai tiedonhallintaa, päätöksentekoa, konfliktien ratkaisua, ilmapiirin ylläpitämistä, johtamista tai palautteen antamista, vaan työyhteisöt, ryhmät, tiimit ja vuorovaikutussuhteet rakentuvat, säilyvät ja muuttuvat ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Vuorovaikutus on työelämän ydin ja lähtökohta – ei lista irrallisia toimintoja tai tapoja, jotka käyttöönottamalla muututaan automaattisesti vuoden työntekijöiksi, johtajiksi ja työyhteisöiksi. Vuorovaikutuksen dynaamista luonnetta ymmärtämällä on helpompi ryhtyä rakentamaan myös konkreettisia ja kestäviä kehittämisen keinoja työelämässä.
Eveliina Pennanen
Puheviestinnän tohtoriopiskelija, FM
Jyväskylän yliopisto, viestintätieteiden laitos
Prologos ry:n johtokunnan jäsen
————–