Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Prologos ry
c/o Kieli- ja viestintätieteiden laitos / Viestintä
PL 35 (A)
40014 Jyväskylän yliopisto
Prologos ry kerää jäsenrekisteriä ja siihen sisältyvää sähköpostilistaa sekä tiettyihin yhdistyksen tilaisuuksiin ja esim. palkintojen ja apurahojen jakamiseen liittyviä väliaikaisia rekistereitä.
Prologos ry:n jäsenrekisteriä hallinnoivat rahastonhoitaja sekä viestintävastaava. Jäsenrekisteriin sisältyvää sähköpostilistaa hallinnoi viestintävastaava.
Erilaisiin yhdistyksen tilaisuuksiin ja esim. palkintojen ja apurahojen jakamiseen liittyviä väliaikaisia rekistereitä hallinnoivat yhdistyksen rahastonhoitaja, viestintävastaava, sihteeri sekä tarvittaessa muut yhdistyksen johtokunnan jäsenet. Väliaikaisia rekistereitä säilytetään salasanalla suojatulla alustalla, ja
tiedot poistetaan noin kuukauden (1 kk) sisällä tilaisuudesta tai esim. palkinnon tai apurahan
myöntämisestä.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevissa asioissa voi olla yhteydessä viestintävastaavaan.
3. Rekisterin nimi
Prologos ry:n jäsenrekisteri ja siihen sisältyvä sähköpostilista (Prolista) sekä yhdistyksen tilaisuuksia ja esim. palkintojen ja apurahojen jakamista varten kerätyt rekisterit.
4. Rekisteröidyt
Jäsenrekisteri ja siihen sisältyvä sähköpostilista koostuvat suorista jäsenistä, kannatusjäsenistä sekä kunniajäsenistä. Yhdistyksen tilaisuuksia varten kerätyt ilmoittautumisrekisterit koostuvat tilaisuuksiin ilmoittautuneista ja osallistuvista henkilöistä. Esim. palkintojen ja apurahojen jakamista varten kerätyt rekisterit koostuvat ehdotettujen tahojen henkilö- ja tunnistetiedoista.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet sekä käyttötarkoitus
Yhdistykseen liitytään vapaaehtoisesti. Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Prologos ry:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
Jäsenet liittyvät sähköpostilistalle lähettämällä liittymispyynnön. Liittyminen on vapaaehtoista.
Myös erilaisia tilaisuuksia varten ilmoittaudutaan vapaaehtoisesti. Tietoja kerätään ja käytetään muun muassa tilaisuuksien järjestämistä, tilaisuuksista tiedottamista ja laskutusta varten.
On mahdollista, että yhdistys käyttää jäsenrekisteriään esimerkiksi jäsentutkimuksen tekemiseen.
6. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kirjataan jäsenen etu- ja sukunimi, laskutusosoite, sähköpostiosoite sekä jäsenlaji. Jäsenrekisteriin sisältyvään sähköpostilistaan kirjataan etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite. Yhdistyksen tilaisuuksia varten kerättäviin väliaikaisiin ilmoittautumisrekistereihin kirjataan osallistujan etu- ja sukunimi, yhteystiedot, laskutusosoite sekä muita tilaisuuden järjestämiseen kulloinkin tarvittavia tietoja, kuten tiedot mahdollisista erityisruokavalioista.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot, liittymispyynnöt sähköpostilistalle sekä tilaisuuksia varten kerättävät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Muuttuneita osoitetietoja saadaan ajoittain postilta, mikäli jäsen on antanut postille suostumuksensa osoitetietojen luovuttamiseen.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta eteenpäin muille toimijoille, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Rekistereiden käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja asianmukaisia käytänteitä. Jäsenrekisterit sijaitsevat käyttäjätunnusten takana, joissa on myös ajantasaiset palomuurit.
Rekisterin käsittely-, haku ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville henkilöille (ks. kohta 1).
10. Tietojen käsittelyn kesto
Jäsenrekisterissä ja siihen sisältyvällä sähköpostilistalla olevat tiedot säilytetään niin kauan, kun jäsen kuuluu yhdistykseen. Eroilmoituksen yhteydessä tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti. Erilaisia yhdistyksen tilaisuuksia ja esim. palkintojen ja apurahojen jakamista varten kerätyt tiedot poistetaan noin kuukauden (1 kk) kuluttua tilaisuudesta tai esim. palkinnon tai apurahan myöntämisestä.
11. Rekisteröityjen oikeudet ja yhteydenotot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tiedot luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen. Yhdistyksen jäsenten toivotaan ilmoittavan ajantasaiset tietonsa yhdistyksen viestintävastaavalle.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle.
12. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli Prologos ry muuttaa tätä selostetta, laittaa se muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoi yhdistys muutoksista tarvittaessa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuilleen asiasta ilmoituksen.
Laatimispäivä 6.7.2019. Täsmennetty palkintojen ja apurahojen myöntämistä varten kerättävien tietojen osalta 11.6.2021.
Evästeet
Mitä käyttäjätietoja sivusto kerää ja miksi
Verkkosivu on toteutettu WordPressillä, joka tallettaa joitain tietoja evästeitä käyttäen. Nämä varmistavat sivun toiminnan, ja liittyvät muun muassa sisäänkirjautuneiden käyttäjien tunnistamiseen ja kommentointiin. Lue WordPressin evästeistä.
Upotettu sisältö muilta sivuilta
Sivusto voi sisältää upotettua sisältöä (embedded content) (esim. YouTube-videot, kuvat jne.). Upotettu sisältö toimii samoin kuin jos käyttäjä vierailisi näillä sivustoilla.
Nämä verkkosivut voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä ja monitoroida toimimistasi näihin upotettuihin sisältöihin liittyen, jos sinulla on tili ja olet kirjautunut näille sivustoille.
Analytiikka
Sivusto käyttää Google Analytics -työkalua keräämään tietoa sivuston kävijämääristä ja eniten luetuista sisällöistä. Voit lukea lisää Googlen evästeistä ja yksityisyysasetuksista. Tietoja säilytetään 26 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan automaattisesti.
Kenelle jaamme tietojasi
Sivusto käyttää muutamia kolmannen osapuolen evästeitä. Voit kytkeä nämä evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista.
| 3. osapuoli | Miksi? | Yksityisyys ja tietosuoja |
|---|---|---|
| Google Analytics | verkkosivun kävijäliikenteen mittaaminen | Cookie policy |
| Twitter-syötteen upottaminen sivulle | Twitter cookie policy |
Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.
Evästeiden käytön estäminen
Mikäli haluat estää tiettyjen evästeiden käytön, voit muokata internet-selaimesi asetuksia. Lisää tietoa tästä aiheesta löydät osoitteesta http://aboutcookies.org/ tai suomeksi esimerkiksi peruskayttajille.net-sivustolta.