Viime aikoina keskustelu sopivasta lähityön ja etätyön määrästä on käynyt aktiivisena. Kansainväliset suuryritykset kuten Amazon ovat kutsuneet työntekijänsä takaisin toimistoille viitenä päivänä viikossa (ks. Helsingin Sanomat 2024) ja vastaava ilmiö on havaittavissa myös Suomessa.
Samaan aikaan osa yrityksistä liputtaa vapaamman työntekemisen mallin puolesta. Tietoliikennekonserni DNA kertoo Ylen uutisartikkelissa, että heillä etätöitä saa tehdä vapaasti (Yle 2024). Globaali suoratoistopalveluiden tarjoaja Spotify puolestaan käyttää markkinointikampanjassaan iskulausetta: ”Työntekijämme eivät ole lapsia. Spotify jatkaa etätyöskentelyä” (Fortune 2025). Voidaankin havaita, että työmarkkinoilla ja erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa on meneillään polarisaatio etä- ja lähityön sääntöihin liittyen.
Etäjohtaminen on tullut jäädäkseen
Polarisaatiosta huolimatta tuoreet tilastot näyttävät, että etätyöstä on tullut Suomessa osa arkea (ks. Tilastokeskus 2024), eivätkä johtajat enää kohtaa tiimiläisiään päivittäin toimiston käytävillä tai lounaslinjaston jonoissa. Sen sijaan ihmisiä ja tehtäviä johdetaan fyysisen etäisyyden päästä etäjohtamisen ja digitaalisen viestinnän keinoin (Salin 2025). Digitaalisen viestinnän integroituminen kiinteäksi osaksi organisaatioviestintää vaatii etäjohtajilta erityisesti taitoa viestiä selkeästi ja tarkoituksenmukaisesti eri kanavissa (Van Wart ym., 2019).
Viimeistelin hiljattain johtamisen alan väitöskirjani Itä-Suomen yliopiston kauppatieteiden laitoksella. Syvennyin etäjohtajien viestintää asiantuntijayrityksissä. Osana tutkimusta haastattelin yli kuuttakymmentäviittä kokenutta etäjohtajaa, jotka edustivat yritysten ylintä johtoa ja keskijohtoa. Tämä blogiteksti on kirjoitettu väitöskirjani löydöksiin perustuen.
Seuraavaksi syvennymme viestintäkanaviin ja tarkastelemme milloin ja miksi etäjohtajan kannattaa viestiä sähköpostitse, pikaviestien välityksellä, puhelinsoitoilla, organisoida videokokous tai tavata kasvokkain. Etäjohtajan arjessa blogiin koostamani kanavakompassi voi auttaa viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa. Etäjohtajalla tarkoitetaan henkilöä, joka johtaa etä- tai hybridityötä tekevää henkilöstöä digitaalista ja kasvokkaista viestintää yhdistäen.
Etäjohtajan kanavakompassi – oikea kanava oikeaan tarkoitukseen
1. Sähköpostit
Sähköpostin käyttö kannattaa muun muassa silloin, kun tavoitteenasi on tiedotteiden, ohjeiden, muistiinpanojen ja esitysmateriaalien jakaminen. Sähköposti on oiva kanavavalinta, kun et odota vastaanottajajoukolta nopeaa reagointia viestiin. Kanavan etuna on, että vastaanottajat voivat palata viesteihin helposti omalla ajallaan ja yksityiskohdat kuten linkit, päivämäärät ja kellonajat tallentuvat.
Ota huomioon sähköpostin tyypillisin rajoite eli hitaus. Vastauksen saaminen voi kestää tai se voi jäädä kokonaan saamatta. Paljon sähköposteja saava voi kärsiä viestintätulvasta, jolloin osa asioista menee kiireen keskellä ohi. Hoida pidemmät keskustelut ja epäselvien asioiden selvittelyt sähköpostia ilmaisuvoimaisemmissa kanavissa, kuten videopuheluiden välityksellä tai kasvokkaistapaamisissa.
2. Pikaviestit
Käytä pikaviestimiä silloin, kun esität suoria kysymyksiä tai muistutat asioista. Lisäksi vapaamuotoisempi arjen yhteydenpito esimerkiksi tiimissä onnistuu kätevästi pikaviestein. Usein pikaviestit tavoittavat vastaanottajan nopeasti ja mahdollistavat ripeän reagoinnin.
Ota huomioon, että sähköpostiviestien tavoin myös pikaviestit voivat kuitenkin hukkua ja niihin vastaaminen voi kestää tai unohtua. Pikaviestit eivät sovellu monimutkaisten asioiden hoitamiseen, minkä lisäksi väärinymmärrysten riski on olemassa.
3. Puhelinsoitot
Tartu puhelimeen, kun haluat yhteyden ja vastauksen nopeasti tai haluat jutustella ja vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa. Myös liikkuvaa työtä tekeville puhelin on oiva keino yhteydenpitoon.
Puhelimitse viestiminen on henkilökohtaisempaa ja ilmaisuvoimaisempaa sähköpostiin tai pikaviesteihin verrattuna, kun äänensävyt ja -painot välittyvät. Ota huomioon, ettei puhelin mahdollista visuaalista yhteyttä, ja lisäksi huonolla hetkellä tuleva soitto voi aiheuttaa yllättyneisyyttä ja ärtyneisyyttä vastaanottajassa.
4. Videotapaamiset
Videotapaamista kannattaa hyödyntää esimerkiksi silloin, kun tarkoituksenasi on järjestää kahdenkeskeisiä tapaamisia, tiimipalavereita tai asiakasneuvotteluita. Voit järjestää myös monia henkilöstökoulutuksia videon avulla, mikä voi sujuvoittaa niihin osallistumista ja käytännön järjestelyjä. Videon etuna on sanattoman viestinnän vihjeiden, kuten eleiden, kasvon ilmeiden ja katseen suunnan välittyminen, mikä edesauttaa yhteisen rytmin löytämistä keskusteluissa.
Huomioithan, että videotapaamiset voivat vaatia sinulta erinäisiä etukäteisvalmisteluita ja jälkitöitä. On tärkeää varmistaa, että kaikilla videotapaamisen osallistujilla on kokouksessa merkityksellinen rooli, eivätkä tapaamiset muodostu tehottomiksi aikasyöpöiksi.
5. Kasvokkaistapaamiset
Kasvokkaistapaaminen kannattaa järjestää silloin, kun se tuottaa selvää lisäarvoa digitaaliseen viestintään verrattuna. Kasvokkaistapaamisten tavoitteena on luottamuksen rakentaminen, uusien ihmissuhteiden rakentaminen tai nykyisten ylläpitämiseen, tai tiimihengen kohottaminen. Myös monimutkaiset luovuutta vaativat työtehtävät kuten yhteiskehittely ja workshopit voivat olla tuottoisimpia kasvokkain tavatessa. Tarkasti suunniteltuna kasvokkaistapaamiset voivat olla arvokas resurssi tiimille.
Kasvokkaistapaaminen on kuitenkin ajallisesti ja paikallisesti sitova. Kaikissa tilanteissa, kuten monipaikkaisesti työskentelevissä tiimeissä, se ei ole aina mahdollista tai tarpeellista. Jos tiimiläisesi saapuvat toimistolle selviytymään kukin omasta ”videopalaverimaratonistaan”, voi toimistolla olon arvo jäädä pieneksi. Toisaalta myös sensitiiviset ja vahvoja tunteita sisältävät työhön liittyvät asiat, kuten varoituksen antaminen tai työssä suoriutumisesta keskustelu, kannattaa hoitaa kasvokkain.
Suunnittele kanavastrategia
Suunnittele, mitä kanavaa käytät, milloin ja mihin. Väitöskirjassani havaitsin, että kanavastrategioita on erilaisia. Osa haastattelemistani etäjohtajista käytti monikanavaista viestintästrategiaa. Tällöin tiimissä tai organisaatiossa oli yhdessä sovittu, millaisista asioista eri kanavassa viestitään. Toisaalta osa etäjohtajista halusi keskittää viestinnän vahvasti yhden kanavan, kuten Microsoft Teamsin, ympärille.
Voit rakentaa yhteisen kanavastrategian koko tiimin voimin jäseniä osallistaen ja heidän ajatuksensa huomioiden. Kanavastrategian omaksuminen ja siihen sitoutuminen on usein helpompaa, kun se on yhdessä rakennettu eikä ulkoapäin saneltu.
Muista että viestintäkanavaa voi myös vaihtaa ja niiden kanssa voi olla joustava. Jos sähköpostikeskustelu ei ota tuulta alleen, tartu puhelimeen tai käy asia läpi lounaan äärellä. Digitaalisen viestinnän suunnitteluun ja toteutustyöhön voit etäjohtajana suhtautua oppimisprosessina.
Blogikirjoitus perustuu Itä-Suomen yliopiston kauppatieteiden laitoksella hyväksyttyyn johtamisen alan väitöskirjaan: Etäjohtajien viestintä asiantuntijapalveluyrityksissä
Lotta Salin
KTT. Tutkijatohtori, Itä-Suomen yliopiston kauppatieteiden laitos.
Kirjallisuus
Fortune (2025). Spotify’s HR chief says remote staff aren’t ‘children’ as company sticks to work-from-anywhere policy. https://fortune.com/europe/article/spotify-hr-chief-remote-staff-arent-children-company-sticks-to-work-from-anywhere-policy/
Helsingin Sanomat (2024). Amazon pakottaa työntekijät takaisin toimistoille – Toimitusjohtajan mukaan kyse ei ole rahasta. https://www.hs.fi/talous/art-2000010812242.html
Salin, L. (2025). E-leaders’ communication in professional service firms. University of Eastern Finland.
Tilastokeskus (2024). Etätöitä tehdään edelleen enemmän kuin ennen koronakriisiä – naiset ohittivat miehet. https://stat.fi/fi/uutinen/etatoita-tehdaan-edelleen-yleisemmin-kuin-ennen-koronakriisia-naiset-ohittivat-miehet
Van Wart, M., Roman, A., Wang, X., & Liu, C. (2019). Operationalizing the definition of e-leadership: identifying the elements of e-leadership. International Review of Administrative Sciences, 85(1), 80–97. https://doi.org/10.1177/0020852316681446
Yle (2024). Näissä yrityksissä ei tarvitse tulla konttorille – töitä saa tehdä purjeveneeltä tai Espanjasta. https://yle.fi/a/74-20123832